Eén van de krachten van Business Intelligence is dat het snel een goed inzicht geeft in de ontwikkeling van data door de tijd heen. Met Business Intelligence ziet u bijvoorbeeld direct wat de omzet dit jaar is, en hoe die zich verhoudt met de omzet van vorig jaar. Dit soort inzichten zijn mogelijk doordat transactionele data een datum hebben zoals een factuur- of een grootboekdatum.
Toch is er vaak ook statische data, die niet direct aan een datum te relateren zijn. Denk bijvoorbeeld aan stamdata zoals artikelstamdata of monitoringdata zoals de huidige status van een machine. Al dit soort inzichten noemen we As Is. Of wel ‘als de huidige situatie’. Een goed voorbeeld van As Is data, is de huidige stand van openstaande facturen. Vaak vraagt u As Is data op een bepaald moment op, om even de status te controleren. Maar vaak heeft u ook behoefte aan inzicht van een ontwikkeling door de tijd heen. Zijn er meer of minder artikelen dan vorig jaar? Hebben machines meer of minder last van storingen? Hoe is het betaalgedrag van mijn klanten nu en hoe was dat vorig jaar? Dit soort inzichten kunnen As Of genoemd worden. Met As Of kijkt u naar de stand van zaken op een bepaald moment in het verleden, door in de historie van de data te duiken.
Tableau maakt het kinderlijk eenvoudig om dit soort inzichten te verkrijgen. In de wereld van Datawarehousing wordt hiertoe vaak gesproken over zogenoemde snapshots (foto’s). Daar waar het ETL-proces de data uit de bronsystemen trekt, is het mogelijk dit soort snapshots te maken. Het is belangrijk dat u goed nadenkt over de frequentie waarmee dit gebeurt, de tijdspanne waarover deze momentopnames beschikbaar moeten zijn, en het volume van de data.
Wij kregen ooit van een klant een vraag naar inzicht in de omloopsnelheid van hun voorraad. Om inzicht te krijgen in de omloopsnelheid, was een dagelijkse voorraadstand over een periode van twee jaar nodig. Er waren echter 160.000 voorraadartikelen, waardoor de dataset uit bijna 120 miljoen records bestond. Een flinke server kan dit uiteraard best aan, maar het is de vraag of de baten hiervan opwegen tegen de kosten. Hetzelfde inzicht kan wellicht ook verkregen worden met één foto per maand. Ook moet u over de opschoning van data nadenken, omdat lang niet alle historie meer relevant is.
Met deze snapshots is het heel eenvoudig om de stand van zaken door de tijd heen te visualiseren in Tableau. Ook kunt u de huidige stand vergelijken met iedere foto uit het verleden. Zo kunt u trends afleiden, maar ook gebruikmaken van alle andere functionaliteiten van tableau zoals het instellen van notificaties en nog veel meer.
Bekijk hieronder een voorbeeld van een Tableau dashboard waarbij we zowel ‘As Is’ als ‘As Of’ functionaliteit hebben ingebouwd. Dit dashboard geeft een overzicht van debiteuren. We hebben dit dashboard zo gemaakt, dat u snel de huidige stand van zaken kunt zien (as is). Wanneer u het dashboard opent, dan ziet u namelijk automatisch de stand van zaken tot de meest recente data zien. Wilt u de stand van zaken op een specifiek moment in het verleden zien? Dan kunt u in dit dashboard de ‘As of’ parameter instellen op een gewenste datum in het verleden.
Als Senior BI Consultant bij Cadran Analytics, is Rick expert op het gebied van Tableau.
Floris is Analytics Consultant en Data Scientist bij Cadran Analytics.
