“Ik gooi dat Excel mijn bedrijf uit!”, hoorde ik ooit een manager schreeuwen, toen ik als consultant daar over de vloer was. Ik raakte nieuwsgierig en ging hem vragen wat hier achter zat. Hij luchtte zeer geïrriteerd zijn hart met verwijzingen naar de wijze waarop zijn mensen aan hem rapporteerden: “Ze zijn er dagen per maand mee bezig. Het barst van de fouten. Niets wordt hetzelfde aangeleverd. Vergelijking met voorgaande periodes is schier onmogelijk. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Hoe kan ik mijn bedrijf nou besturen op deze manier?”. Ik vroeg hem wat voor Business Intelligence oplossing er gebruikt werd.
Laat ik er gemakshalve nu even vanuit gaan dat het bovenstaande op zijn minst enige vorm van herkenning bij u teweeg brengt. Excel is een zeer gebruiksvriendelijk en veelzijdig hulpmiddel voor elke (eind)gebruiker in de organisatie. Met de juiste set aan data helpt het eenvoudig visualiseren, rekenen, vergelijken, draaien, et cetera. De sleutel tot succes zit in de eerste woorden van de vorige zin: ‘…juiste set aan data…’. Het probleem is niet zo zeer dat een eindgebruiker niet met Excel kan (leren) omgaan, alhoewel die vaardigheden snel richting complexe formules, (vertaalde) functies of zelfs VBA-code kunnen gaan. Het probleem is dat een eindgebruiker geen ICT-specialist is, die in staat is om de juiste data telkens weer op de juiste manier met de juiste definities uit een scala van bronsystemen te halen.
Als ik iets heb geleerd in de afgelopen jaren als consultant business intelligence is het wel dat dit het paradigma van ‘one version of the truth’ moet behartigen. Een ieder kijkt op dezelfde manier naar eenzelfde eenduidige definitie van de gegevens en haalt er zodanig informatie uit om te komen tot de juiste conclusies en beslissingen.
Bij een salesmanager van een klant zag ik het eens gebeuren hoe hij geleerd had om de maandcijfers uit JD Edwards te halen door in een bepaalde applicatie orders van het type SO te selecteren en die naar Excel te exporteren. Daar maakte hij wat draaitabellen en wat grafieken en die cijfers rapporteerde hij aan zijn management. Dat er in de loop van de tijd ook nog orders van het type CO, S1, SE en SD waren bijgekomen, was hem nooit verteld. Toen daar een BI-tool werd geïntroduceerd, zag zijn omzet er opeens veel rooskleuriger uit. Nu was dit een vergissing in zijn voordeel, maar het kan leiden tot het nemen van de verkeerde beslissingen door deze onjuiste cijfers. Dit is een simpel voorbeeld, maar het toont aan hoe snel en makkelijk het mis kan gaan.
Eén van mijn allereerste demo’s op het vlak van business intelligence was aan een klant, die juist om deze redenen van Excel af wilde komen. Toen aan het einde van de demo iemand uit het publiek vroeg of het ook naar Excel geëxporteerd kon worden, kreeg deze persoon een zekere blik van zijn baas.
Uiteraard kan dit wel, maar het is niet voor niets dat bij serieuze BI-tools deze knop standaard uit staat.
In sommige gevallen staan data wel opgeslagen in Excel, en wil je dit analyseren in een BI tool.
Als Senior BI Consultant bij Cadran Analytics, is Rick expert op het gebied van Tableau.
